Bilagsbehandling 

En regnskapsfører ser på bilag som verdipapirer, et syn vi i Vekstra ønsker å overføre til våre kunder. En kvittering/bilag utgjør dokumentasjon for skatte og momsfradrag. Uten kvittering kan ikke utlegg/kjøp trekkes fra inntekter når regnskapet skal sendes inn.  

Bilagsbehandling handler om å ha kontroll på alle bilag. Bilag er dokumentasjon for utgifter og inntekter og kan klassifiseres under

• Utgående faktura (salgsdokumentasjon)
• Kassaoppgjør (ved kontantsalg)
• Bankbilag
• Inngående faktura (kjøpsdokumentasjon)
• Diverse bilag

Altinn

Struktur og system

For å få kontroll på bilag må det skapes struktur og system. Vi anbefaler å ha en egen konto for næringsvirksomhet, og som kun benyttes til drift i næringen. Hvordan du lager system for bilag er avhengig av hvilke system du bruker. De fleste regnskapssystem har egne apper for innsending av reiseregninger og utlegg. Disse gir og mulighet til å legge ved forklaringer som er nødvendig. Det som da blir viktig er å lage en rutine for å sende inn bilag. Vi anbefaler at dette gjøres umiddelbart etter at utlegget er gjort.

Bilag som er korrekte er som regel enkle å føre. Bilag med mangler tar tid og kan bli kostbare, om det er regnskapsfører som har ansvar for dine bilag.

Diverse bilag

Alle kvitteringer for utgående betalinger kan sammenlignes med verdipapirer. Alle kjøp du gjør og som gir deg en kvittering i hånden, faller inn under kategorien diverse bilag. Det er disse bilagene som gir mest hodebry da de fort kan bli bort. Desto viktigere er det å lage seg et system for hvordan beholde disse bilagene. De fleste regnskapssystem gir mulighet for å ta bilde av kvitteringen og sende dem direkte inn i regnskapssystemet. Har du et slikt system er det lurt å lage seg en rutine for å gjøre dette umiddelbart etter et kjøp. Om du ikke har mulighet til å sende kvitteringer direkte inn i regnskapssystemet vil vi anbefale deg å ta et bilde av kvitteringen og lagre dette på et fast sted, i tilfelle du skulle miste kvitteringen. Eksempelvis kan disse sendes direkte til din regnskapsfører.

Regnskapsførere i Vekstra er behjelpelige med å lage et system for deg.

Utgående faktura

Fakturaer bedrifter skal sende utgjør ofte hovedinntekten til mange bedrifter. Det er derfor særdeles viktig at dette gjøres riktig. Du må lage deg en god faktureringsrutine. Faktura må formes i henhold til avtaler, gå ut så tidlig som mulig, og de må være riktige.

Krav til utgående faktura

Det er klare krav til hvilke opplysninger du må ha med i en faktura som du sender til kunder. Et viktig krav er at du selv ikke skal kunne bestemme fakturanummeret (Altinn). For å opprettholde dette kravet er det viktig å ha et system for fakturering. Andre krav til utgående faktura er at de skal inneholde:

• Dato
• Fakturanummer
• Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret)
• Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer*
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
• Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten
• Leveringssted og tidspunkt
• Totalsum som skal betales
• Forfallsdato
• Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
• Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.

Skatteetaten krever en presis og komplett beskrivelse av «ytelsens art og omfang». Det er derfor ikke godt nok å skrive «diverse arbeid».

Krav til kassaoppgjør

Selger du varer eller tjenester hvor kunder gjør opp umiddelbart ved bruk av kontanter, betalingskort eller betalingsløsninger på mobil (eksempelvis Vipps) kalles dette kontantsalg. Det er da krav om å ha et produkterklært kassasystem. Ved dagens slutt må du skrive ut eller lagre en sammenstilling av dagens registreringer i kassasystemet, et dagsoppgjør. Er det differanser, må disse forklares. Dagsoppgjør er et bilag og er dokumentasjon for dagens kontantstrøm. Avstemming av bankterminaler skal henge sammen med dagsoppgjør.

Bankbilag

Bankbilag viser alle transaksjoner som gjøres i bank:

• innbetalinger fra kunder
• utbetalinger fra leverandør
• utbetalinger av lønn
• betaling av skatt og avgift
• kontantsalg
• kontantkjøp

Inngående faktura

Mottar du en faktura, kalles dette en inngående faktura, og du er forpliktet til å betale det du har kjøpt. Den inngående fakturaen er en dokumentasjon på et kjøp. Momsen på fakturaen blir kalt inngående moms, og fakturadatoen bestemmer hvilken periode i momsoppgjøret de skal registreres i.

Den inngående fakturaen er en dokumentasjon på momsfradraget og skattefradrag i ditt selskap.

Vekstra har unik kompetanse

Vi vil faktisk gå så langt som å si at vi har en unik kompetanse fordi mange av våre ansatte som fører landbruksregnskap er selv bønder.

Eivind Imislund er økonomisk veileder i Vekstra Hedemarken Regnskap AS. Han mener bransjekunnskap er viktig tilleggskompetanse når man skal føre landbruksregnskap. Den som skal føre regnskapet må vite hva som foregår på en gård.

En regnskapsfører som fører et landbruksregnskap får et godt innblikk i gårdsdriften. Tallene forteller om en produksjon er lønnsom, de sier noe om innkjøp er gode og de sier om penger er brukt på riktig måte. Denne innsikten gjør at regnskapsfører kan gi gode råd til bonden.

Skal en bonde investere i nye maskiner eller nye bygninger vil det være lurt å ta med regnskapsfører tidlig i prosessen. En regnskapsfører kan avklare finansieringsspørsmål, er det lønnsomt, og om bonden har penger nok til å gjøre ønsket investering.

Kombinasjon av regnskapskompetanse og bransjekompetanse danner grunnlaget for god rådgivning.

Produksjon på en gård

Alle gårdbrukere har mange aktører rund seg i den daglige driften. Bank, regnskapsfører, Asko, Tine, slakterier er noen som kan nevnes. Det kreves samhandling mellom aktørene for at bonden skal få gjort det han trenger å gjøre. Regnskapsfører er den som får ting til å skje: Regnskapet gir god oversikt over tall fra alle aktørene. Brukes tall riktig kan man stoppe produksjon som ikke er lønnsomme og fremme produksjon som er lønnsom.

Tradisjonelt produserer bonden mat, enten i form av dyr eller korn- og grønnsaksproduksjon. Det vi ser nå er at mange gårdsbruk tas i bruk til andre typer virksomheter som utleie av lokaler, matservering og overnatting.

Alle disse nye virksomhetene skal inn i et regnskap. De ulike variantene av inntekter en gårdsdrift har gjør et landbruksregnskap mer avansert enn et forretningsregnskap. Regnskapet fra de ulike produksjonene føres som såkalte prosjektregnskap, og disse skal tilslutt sammenstilles til et regnskap.

Rådgivning

Kunnskap om produksjonen på en gård sammen med regnskapet som føres på gården, danner et unikt materiale for å ta gode beslutninger.  Det vi ofte ser er at bonden gjør innkjøp uten regnskapsfører, noen som kan resultere i at bonden i etterkant ser at investeringer ikke var lønnsomme eller direkte feil. 

Driftsplaner danner et godt verktøy for godt beslutninger. Den skisserer mulige løsninger på kort og lang sikt, nødvendige investeringer på kort og lang sikt med mer. Utarbeidelse av driftsplaner kan gjøres i samarbeid med regnskapsfører og vil være et godt grunnlag å bruke når bonden trenger å gjøre investeringer.  

Søknadsprosesser for investeringer i landbruket

Innovasjon Norge kan bistår når en bonde skal investere i driftsbygning, kjøpe eiendom eller tilleggsareal eller i forbindelse med generasjonsskifte på gården. De stiller krav til at det skal være med en rådgiver i prosessen om det søkes om midler til investeringer. Regnskapsfører kan være din rådgiver og de kan være behjelpelig med selve søknadsprosesser.

Eierskifte

Generasjonsskifte på en gård kalles og et eierskifte. Dette er en prosess som ofte involverer mer enn en kjøper og selger. Det er gjerne flere søsken som er involvert, samt mange år med historie. Regnskapsfører i Vekstra har spesialisert seg på disse prosessene og kan være til god hjelp. Les mer om eierskifte her 

Regnskapskontorene i Vekstra som leverer landbruksregnskap og rådgivning har et tett samarbeide med Norges bondelaget.